Archiwistyka_tlo
Artykuły > Z kraju > Wystąpienie mec. Stefana Ciszewskiego na konferencji "Działalność przechowalnicza dokumentacji osobowej i płacowej"
Wystąpienie mec. Stefana Ciszewskiego na konferencji "Działalność przechowalnicza dokumentacji osobowej i płacowej"
 Wystąpienie mec. Stefana Ciszewskiego, radcy prawnego Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, poświęcone podstawom prawnym postępowania z dokumentacją osobową i płacową.
Prelegent rozpoczął od omówienia postępowania z dokumentacją pracowniczą na etapie, gdy ta dokumentacja jest jeszcze związana z trwającym stosunkiem pracy. Wskazał, że kodeks pracy obliguje pracodawcę do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, a także do przechowywania tej dokumentacji w warunkach niegrożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem. Pracodawca, który tych wymogów nie spełnia, naraża się na odpowiedzialność za wykroczenia. Kodeks pracy przewiduje nałożenie grzywny, którą wymierza sąd w granicach od 1000 do 30 000 zł. Następnie omówione zostało postępowanie z dokumentacją pracowniczą po ustaniu stosunku pracy. Prelegent opisał sytuację, gdy dokumentacja, mimo ustania stosunku pracy, nadal znajduje się u pracodawcy i zgodnie z obowiązującą obecnie zasadą, wyrażoną w art. 51u ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, musi być przechowywana przez 50 lat. Mecenas Cimaszewski wskazał także korespondujący z tym przepisem art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, który obowiązek 50-letniego przechowywania dokumentacji nakłada na płatników składek. Przedstawiony został także sposób postępowania w sytuacji, gdy pracodawca postawiony został w stan likwidacji, ewentualnie została ogłoszona jego upadłość. Prelegent wyjaśnił, iż w takim przypadku likwidator albo syndyk masy upadłości ma obowiązek wskazać podmiot, któremu dokumentacja pracownicza zostanie przekazana do dalszego przechowania, oraz zapewnić z masy likwidacyjnej czy masy upadłości środki na przechowanie tej dokumentacji przez wybrany podmiot. Następnie przedstawione zostały zagadnienia związane z uregulowaniem modelu prowadzenia działalności gospodarczej polegającej na przechowywaniu dokumentacji pracowniczej przez przedsiębiorców. Pan mec. Stefan Cimaszewski omówił okoliczności nowelizacji ustawy. Zwrócił uwagę, iż regulacja ta podlegała zmianom. W 2003 r., kiedy wszedł w życie rozdział 4a ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zezwolenia na prowadzenie działalności przechowalniczej wydawane były przez wojewodów, w 2004 r., wraz z ustawą o swobodzie działalności gospodarczej, wprowadzono rejestry działalności regulowanej prowadzone przez wojewodów, a od 2006 r. prowadzenie rejestrów działalności regulowanej w zakresie przechowalnictwa dokumentacji pracowniczej powierzono marszałkom województw, jako zadanie zlecone z zakresu administracji rządowej. Kolejnym poruszonym zagadnieniem były szczególne regulacje, jakie ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach niesie w stosunku do ogólnych rozwiązań przyjętych w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej, jak również w kodeksie cywilnym. Mecenas Cimaszewski zwrócił uwagę na fakt, że ustawodawca wykluczył wykonywanie działalności przechowalniczej przez osoby fizyczne. Mogą się nią zajmować tylko jednostki organizacyjne, zarówno z osobowością prawną, jak i jej niemające. Prelegent wyjaśnił także przyczyny przyjęcia takiego rozwiązania. Jako cechę szczególną rozwiązań prawnych w zakresie przechowalnictwa wskazał zapisane w ustawie zabezpieczenia dla oddających dokumentację na przechowanie oraz dla potencjalnych użytkowników dokumentacji złożonej u przechowawców. Wśród tych zabezpieczeń wymienione zostały: - wymóg złożenia przez przechowawcę, który wpisuje się do rejestru, oświadczenia, że nie ma on zaległości podatkowych, zaległości wobec ZUS i nie figuruje w rejestrze dłużników niewypłacalnych; - wyłączenie możliwości wchodzenia do władz tych podmiotów osób, które były wcześniej karane wcześniej za przestępstwa przeciwko mieniu albo przeciwko wiarygodności dokumentów; - wykluczenie możliwości zbywania przez przechowawców rejestrowych uprawnień wynikających z wpisu do rejestru, jak również przenoszenia tych uprawnień w drodze przekształceń organizacyjno-prawnych; - wyłączenie spośród stosowanych w odniesieniu do przechowawców regulacji prawa cywilnego art. 844 § 2, zakładającego możliwość żądania przez przechowawcę odebrania rzeczy przed upływem terminu oznaczonego w umowie; - wprowadzenie maksymalnych stawek, jakich przechowawca może żądać za wydawane kopie i odpisy dokumentacji pracowniczej. Jest to rozwiązanie podyktowane faktem, iż w odniesieniu do dokumentacji konkretnego pracodawcy przechowawca występuje w roli monopolisty; - w przypadku likwidacji lub upadłości przechowawcy zobowiązanie likwidatora lub syndyka do zapewnienia środków na przechowywanie dokumentacji do końca wymaganego prawem okresu. W przypadku upadłości ustawodawca ustalił, że środki na przechowywanie dokumentacji pracowniczej są uprzywilejowane w kategoriach wierzytelności, w taki sposób jak należności podatkowe. Prelegent wspomniał także o aktach wykonawczych do przepisów rozdziału 4a ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, wśród których wymienił trzy rozporządzenia ministra właściwego do spraw kultury i dziedzictwa narodowego, dotyczące: maksymalnych stawek opłat pobieranych za odpisy i kopie z dokumentacji pracowniczej, kwalifikacji osób zatrudnianych przy wykonywaniu działalności przechowalniczej przez przedsiębiorców, warunków przechowywania dokumentacji. Na zakończenie mec. Cimaszewski omówił art. 51z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, który umożliwia Naczelnemu Dyrektorowi wydanie w postępowaniu administracyjnym decyzji nakazującej przekazanie dokumentacji pracowniczej do wskazanego archiwum państwowego. Decyzja taka może zostać wydana w sytuacji, gdy dokumentacja jest zagrożona zniszczeniem, a nie ma podmiotu, który na podstawie przepisów prawa byłby zobligowany do jej przejęcia.Źródło: http://www.archiwa.gov.pl 
02.09.2013
strzałka do góry