jednostka archiwalna – odrębna fizycznie jednostka dokumentacji (księga, teczka, poszyt, mapa, fotografia, krążek taśmy magnetofonowej i filmowej, dyskietka itp.)

jednolity rzeczowy wykaz akt – wykaz haseł rzeczowych akt oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt; służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt

inwentarz zespołu archiwalnego -  systematyczny ciąg opisu jednostek archiwalnych wytworzonych przez twórcę zespołu i zgodny zazwyczaj z układem tych jednostek w kancelarii lub registraturze

inwentarz kartkowy – inwentarz zespołu (zbioru) lub jego części sporządzony na znormalizowanych kartach inwentarzowych, stanowiący podstawę do opracowania inwentarza książkowego danego zespołu archiwalnego

inne komórki – pozostałe komórki organizacyjne aktotwórcy, w których występują akta o tym samym haśle klasyfikacyjnym co w komórce merytorycznej, lecz stanowią materiał cząstkowy, pomocniczy lub powtarzalny

instrukcja kancelaryjna – obejmuje przepisy normujące zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz postępowania  z dokumentacją do momentu przekazania jej do archiwum zakładowego lub składnicy akt

instrukcja archiwalna – obejmuje przepisy określające cele i zadania archiwum zakładowego lub składnicy akt