Wyszukiwarka produktów

dokumenty

Jak zorganizować przechowywanie dokumentów w biurze i zaoszczędzić czas ?
Firma: OFFICE CONSULTING

Grupa: Produkty > Materiały biurowe > Organizacja dokumentów

Szukanie, wyjmowanie, pakowanie i inne prace przy dokumentach zajmują 20 – 30% efektywnego czasu pracy w biurach. Prace te można usprawnić i zaoszczędzić nawet 50 % czasu przeznaczanego na ich wykonywanie.

Jak przechowywać dokumenty, aby zaoszczędzić czas ?

Aby wyjąć dokument z segregatora, trzeba wykonać 14 czynności. Na co potrzeba ok. 3 minuty. Wyjęcie dokumentu z teczki wyposażonej w zewnętrzny szyldzik, umieszczonej w pojemniku (system kasetonowy) wymaga wykonania 5 czynności i zajmuje ok. 50 sek.

Metody przechowywania, opakowania dokumentów odpowiednio dobrane i dopasowane do rodzajów dokumentacji, objętości zestawów dokumentów oraz częstotliwości ich wykorzystania sprawiają, że dokumenty :
• można szybko znaleźć, wyjąć i odłożyć na miejsce
• zajmują mniej miejsca.
Dzięki temu pracownicy zyskują dodatkowy czas na załatwianie spraw – kilkanaście godzin na stanowisko pracy w miesiącu, a koszty przechowywania są niższe.

OFFICE CONSULTING proponuje współpracę wymagającym Klientom, której przedmiotem jest zorganizowanie przechowywania dokumentów w biurze. W ramach współpracy :
• tworzy rozwiązania organizacyjne do :
◦ przechowywania różnych dokumentacji w biurze np.: dokumentacje
kadrowe, płacowe, finansowe, techniczne, ubezpieczeniowe, umowy z
klientami, itp.
◦ gromadzenia dokumentów spraw w trakcie załatwiania
◦ przechowywania dokumentów spraw załatwionych, przeznaczonych do
archiwum
◦ gromadzenia dokumentów na stanowiskach pracy
• dobiera produkty do przechowywania dokumentów na podstawie analizy potrzeb
• opracowuje instrukcje :
◦ kancelaryjne i rzeczowe wykazy akt
◦ obiegu dokumentów
• przeprowadza instruktaże w celu przygotowania pracowników do wdrożenia i
stosowania przyjętych rozwiązań organizacyjnych i instrukcji.
Ponadto doradza jak dobrać meble na dokumenty.

OFFICE CONSULTING dostarcza produkty do przechowywania dokumentów :
• profesjonalne systemy archiwizacji (kasetonowy, wahadłowy, wiszący,
spektral)
• teczki do różnych zastosowań i akcesoria do teczek
• pojemniki na teczki
• teczki na akta kadrowe lub kredytowe (zawieszane na szynach mocowanych
szafach lub w pojemnikach plastykowych, tekturowych)
• segregatory i akcesoria do usprawnienia obsługi segregatorów
• różne produkty do usprawnienia prac z dokumentami
• szafy, regały, biurka.
Oferuje produkty niemieckiej firmy ELBA, jednej z najbardziej twórczych firm na świecie, której ponad stuletnie doświadczenie gwarantuje najwyższą jakość produktów oraz innowacyjne rozwiązania usprawniające prace biurowe.

Cel - potrzeba:
Zorganizować przechowywanie dokumentów w taki sposób, aby :
• dokumenty często wykorzystywane można było szybko wyjąć i po wykorzystaniu
szybko odłożyć na miejsce
• gromadzić więcej dokumentów na takiej samej powierzchni pomieszczenia
• prace przy dokumentach zajmowały mniej czasu
• koszty przechowywania były niższe.
Zastosowanie : -w każdej jednostce organizacyjnej, szczególnie przydatne dla firm ubezpieczeniowych, energetycznych, banków i innych tworzących dużo dokumentów

Metodologia:
• Zebranie danych na temat organizacji przechowywania dokumentów
• Analiza potrzeb i problemów organizacyjnych
• Projektowanie rozwiązań organizacyjnych dla różnych dokumentacji i
stanowisk pracy, w ramach projektów ustalane jest m.in. : podział
dokumentacji na grupy, zakres informacji opisujących, dobór metod
przechowywania, dobór i dostosowanie opakowań na dokumenty, formy oznaczeń
• Prezentacje rozwiązań organizacyjnych i instruktaże w zakresie ich
zastosowania
• Dostawa wyposażenia dobranego do indywidualnych potrzeb
Zakres współpracy proponowany jest do indywidualnych potrzeb.





Zadaj pytanie
przejdź do katalogu produktów