Jak wskazuje strona internetowa Archiwum Narodowego w Krakowie "Archiwista – pracownik lub pracownicy odpowiedzialni za prowadzenie i obsługę archiwum zakładowego (składnicy akt). Powinien mieć przynajmniej wykształcenie średnie i ukończony kurs kancelaryjno–archiwalny pierwszego stopnia.OBOWIĄZKI ARCHIWISTY:współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie opieki nad dokumentacją i właściwego nią zarządzania oraz w zakresie odpowiedniego jej przygotowania do przekazania do archiwum zakładowego/składnicy akt,przejmowanie właściwie opracowanej dokumentacji spraw zakończonych z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego/składnicy akt na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych,przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej pełnej ewidencji,wycofywanie akt z ewidencji archiwum zakładowego/składnicy akt w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej,udostępnianie dokumentacji,przygotowanie do przekazania i przekazanie materiałów archiwalnych do miejscowo właściwego archiwum państwowego,inicjowanie brakowania dokumentacji, udział w jej komisyjnym brakowaniu i przekazanie wybrakowanej dokumentacji do zniszczenia, po uprzednim uzyskaniu zgody miejscowo właściwego archiwum państwowego,sporządzanie sprawozdania z rocznej działalności archiwum zakładowego/składnicy akt, uwzględniającego, m.in.: ilość dokumentacji przejętej z poszczególnych komórek organizacyjnych w podziale na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną, ilość dokumentacji udostępnionej lub wypożyczonej oraz ilość osób korzystających, ilość materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego, ilość wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej. Sprawozdanie składa się bezpośredniemu przełożonemu oraz przesyła do wiadomości miejscowo właściwemu archiwum państwowemu,znajomość struktury organizacyjnej jednostki organizacyjnej, gromadzenie informacji o zmianach organizacyjnych tej jednostki, jakie następowały w przeszłości i obecnie,znajomość stosowanych w przeszłości i obecnie w jednostce organizacyjnej systemów kancelaryjnych oraz znajomość przepisów kancelaryjno-archiwalnych i regulacji ogólnie obowiązujących dotyczących postępowania z dokumentacją,stałe pogłębianie kwalifikacji zawodowych, m.in. poprzez powtarzanie przeszkolenia na kursie archiwalnym.Lokal archiwum zakładowego (składnicy akt)Za prawidłowe przechowywanie dokumentacji odpowiada kierownik jednostki organizacyjnej, dlatego ważne jest prawidłowe usytuowanie i wyposażenie lokalu przeznaczonego na archiwum zakładowe/składnicę akt. [...] "  Organizacja archiwum zakładowego - Archiwum Narodowe w Krakowie

Sztuczna inteligencja w administracji publicznej i jednostkach samorządu terytorialnego – praktyczne zastosowania, bezpieczeństwo danych i aspekty prawne, FRDL, webinarium, 16 września 2026, godz. 9.00-14.00, cena 479 zł netto/os (Zgłaszając się do 28 sierpnia obowiązuje promocyjna cena 449 zł), (Wypełnioną kartę zgłoszenia należy przesłać do 11 września 2026 r.)  1. Wprowadzenie do sztucznej inteligencjia. Czym jest sztuczna inteligencja i jak działa. b. Najważniejsze pojęcia: AI, generatywna AI, duże modele językowe (LLM). c. Możliwości i ograniczenia współczesnych narzędzi AI. d. Przegląd najpopularniejszych rozwiązań (ChatGPT, Copilot, Gemini, Claude i inne). 2. Sztuczna inteligencja w administracji publicznej i JSTa. Obszary zastosowań AI w codziennej pracy urzędu. b. Automatyzacja powtarzalnych czynności. c. Tworzenie i redagowanie pism, decyzji, odpowiedzi na korespondencję oraz materiałów informacyjnych. d. Analiza i streszczanie dokumentów oraz aktów prawnych. e. Tworzenie prezentacji, raportów i zestawień. 3. Skuteczna komunikacja z AI – tworzenie promptówa. Zasady formułowania skutecznych poleceń. b. Techniki uzyskiwania precyzyjnych odpowiedzi. c. Korekta i rozwijanie odpowiedzi AI. d. Najczęściej popełniane błędy podczas korzystania z AI. 4. Praktyczne wykorzystanie AI w pracy urzędua. Przygotowywanie projektów pism i dokumentów. b. Opracowywanie komunikatów dla mieszkańców. c. Tworzenie treści do stron internetowych i mediów społecznościowych. d. Analiza dokumentów i wyciąganie najważniejszych informacji. e. Wsparcie organizacji pracy i planowania zadań. 5. Bezpieczeństwo informacji i ochrona danycha. Jakich danych nie należy wprowadzać do narzędzi AI. b. Ochrona danych osobowych podczas korzystania z AI. c. Bezpieczeństwo informacji niejawnych i poufnych. d. Zasady bezpiecznego korzystania z publicznych i komercyjnych narzędzi AI. e. Dobre praktyki w administracji publicznej. 6. Aspekty prawne korzystania ze sztucznej inteligencjia. AI Act – najważniejsze obowiązki i wymagania. b. RODO a korzystanie z narzędzi AI. c. Prawo autorskie i własność treści generowanych przez AI. d. Odpowiedzialność za treści tworzone z wykorzystaniem sztucznej inteligencji. e. Ryzyka prawne oraz sposoby ich ograniczania. 7. Dobre praktyki i przyszłość AI w administracjia. Weryfikacja odpowiedzi generowanych przez AI. b. Halucynacje AI i sposoby ich rozpoznawania. c. Etyczne wykorzystanie sztucznej inteligencji. d. Trendy rozwoju AI i ich wpływ na administrację publiczną. e. Sesja pytań i odpowiedzi oraz podsumowanie szkolenia.  Sztuczna inteligencja w administracji publicznej

Instrukcja kancelaryjna w praktyce: jak zbudować procedury, które naprawdę działają, FRDL, webinarium, 15 września 2026, godz. 10.00-14.00, cena 479 zł netto/os (Przy zgłoszeniach do 1 września 2026 r. cena wynosi: 439 PLN netto/os.), (Zgłoszenia prosimy przesyłać do 9 września 2026 r. na adres szkolenia@frdl.org.pl)  1. Instrukcja kancelaryjna jako fundament organizacji pracy.• Co wynika z IK w praktyce?- Jakie obowiązki organizacyjne naprawdę narzuca IK?- Gdzie IK reguluje sposób pracy, a gdzie daje przestrzeń?• Najczęstsze błędy interpretacyjne:-  traktowanie IK jako „dokumentu do spełnienia”, a nie do używania,-  pomijanie powiązania z JRWA i prowadzeniem spraw.2. Dlaczego IK nie działa w jednostkach?• Formalność vs rzeczywistość:- Rozjazd między zapisami a praktyką.-  „Mamy procedury, ale nikt ich nie stosuje”.• Kopiowanie wzorów zamiast budowania procedur:-  Zmiana nazw zamiast zmiany sposobu pracy.-  Brak dopasowania do struktury i zadań.-  Konsekwencje: niespójność, chaos, brak odpowiedzialności.3. Procedury i akty wewnętrzne – co jest naprawdę potrzebne.• Minimalny zestaw, który musi istnieć:-  Procedury wynikające z IK.-  Zasady prowadzenia spraw.-  Standardy pracy kancelarii i komórek.• Powiązanie z IK i JRWA:-  Jak nie tworzyć „równoległego świata procedur”.- Spójność dokumentów wewnętrznych.4. Dopasowanie do struktury jednostki.• Duża jednostka vs mała jednostka:-  Różne modele organizacyjne – różne rozwiązania.-  Jak nie kopiować rozwiązań „z większych” lub „z innych”?• Jedna komórka – wiele zadań vs specjalizacja:-  Jak budować procedury w komórkach „od wszystkiego”?-  Jak nie tworzyć sprzecznych obiegów?5. Spójność obiegu dokumentów w całej organizacji.• Jeden urząd – wspólne zasady:-  Co musi być identyczne w całej jednostce?-  Standardy, których nie wolno różnicować.• Jak uniknąć rozbieżności między komórkami?-  Gzie powstają konflikty w obiegu?-  Jak je eliminować na poziomie procedur?6. Tworzenie procedur, które działają.• Jak projektować procedury?-  Od rzeczywistej pracy, nie od wzoru.-  Prostota vs nadmierna szczegółowość.• Powiązanie z EZD:-  Jak procedura przekłada się na pracę w systemie?-  Gdzie najczęściej powstaje rozjazd?7. Porządkowanie istniejących rozwiązań.• Co zmienić, co uprościć, co usunąć?-  Jak rozpoznać zbędne procedury?-  Jak uporządkować to, co już istnieje?• Jak wyjść z chaosu organizacyjnego?-  Od czego zacząć?-  Jak wprowadzać zmiany bez oporu i dezorganizacji?  Instrukcja kancelaryjna w praktyce

Archiwizacja dokumentacji elektronicznej i archiwum elektroniczne, FRDL, webinarium, 9 września 2026, godz. 9.00-15.00, cena 479 zł netto/os (Przy zgłoszeniach do 26 sierpnia 2026 r. cena wynosi 439 PLN netto/os.), (Zgłoszenia należy przesłać do 3 września 2026 r.)  1. Wprowadzenie do problematyki archiwizacji dokumentacji elektronicznej:• stan prawny w zakresie postępowania z dokumentacją elektroniczną i jej archiwizacji,• podstawowe pojęcia,• dokument elektroniczny i jego metadane,• organizacja archiwów i zakres ich kompetencji.2. Dokumenty elektroniczne w podmiocie publicznym - stan faktyczny z perspektywy archiwisty:• systemy wykonywania czynności kancelaryjnych,• sposoby dokumentowania spraw a dokumenty w postaci elektronicznej,• składy chronologiczne i składy informatycznych nośników danych,• systemy dziedzinowe.3. Archiwizacja dokumentacji (przygotowanie w komórkach organizacyjnych):• w ramach spraw w modelu elektronicznym,• w ramach spraw w modelu tradycyjnym,• w składach chronologicznych i w składach informatycznych nośników danych,• w systemach dziedzinowych.4. Obsługa dokumentacji elektronicznej w archiwum:• ewidencjonowanie,• przechowywanie i zabezpieczanie,• udostępnianie.5. Brakowanie dokumentacji elektronicznej:• stan prawny,• procedura,• aspekty praktyczne.6. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych:• stan prawny,• procedura,• standard paczki archiwalnej,• Archiwum Dokumentów Elektronicznych.  Archiwizacja dokumentacji elektronicznej

Archiwalne ABC. Zajęcia dla początkujących archiwistów z samorządowych i państwowych jednostek organizacyjnych, Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej im. Jerzego Regulskiego, webinar, 28 sierpnia 2026, godz. 10.00-14.00, cena 479 zł netto/os., (Wypełnioną kartę zgłoszenia należy przesłać poprzez formularz zgłoszenia na www.frdl.kielce.pl do 24 sierpnia 2026 r.)  Jakie przepisy regulują zagadnienia archiwalne i jakie są konsekwencje ich nieprzestrzegani a dla państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych?Kiedy należy przeprowadzić aktualizację normatywów kancelaryjno-archiwalnych i jak wygląda procedura?Jaka jest różnica między archiwum zakładowym i składnicą akt?Kto sprawuje nadzór nad dokumentacją i posiada prawo do kontroli dokumentacji?Ile lat przechowywać dany typ dokumentów? Ustalenie czasu przechowywania segregatorów z aktami i kontekst RODO.Jaka jest odpowiedzialność za dokumentację twórców, koordynatora czynności kancelaryjnych, kierowników komórek organizacyjnych i archiwisty?Jak oznaczać dokumentację i opisywać teczki aktowe?Jak zorganizować archiwum/składnicy akt w instytucji? Jakie są wymogi lokalowe i techniczne zabezpieczenie dokumentacji?Jakie rodzaje dokumentacji współczesnej przechowywać trzeba w archiwum? Różnice w jej prowadzeniu i przechowywaniu.Co wchodzi w zakres zadań archiwum/składnicy?Jakie prawa i obowiązki ma personel archiwum? Obowiązek protokolarnego przejęcia archiwum/składnicy przez nowego pracownika.Jak przebiega proces przejmowania dokumentacji do archiwum instytucji?Czy układając dokumentację w magazynach archiwalnych należy kierować się szczegółowymi zasadami?Jak postąpić z dokumentacją dotychczas nieuporządkowaną? Porządkowanie i ewidencjonowanie dokumentacji.Co to są środki ewidencyjne archiwum i jak się je prowadzi?Kto i na jakich zasadach może korzystać z archiwum (udostępnianie akt przez archiwistę i procedura wycofania dokumentacji z archiwum)?Jak postąpić z niepotrzebną dokumentacją (zniszczenie czy brakowanie)?Co zrobić, żeby oddać materiały archiwalne do archiwum państwowego?Jaka jest rola i zadania archiwum/składnicy w zakresie profilaktyki i konserwacji akt.Co to jest standard technicznego zabezpieczenia dokumentacji?Podsumowanie spotkania.  Archiwalne ABC