ARCHIWUM W URZĘDACH PRACY - organizacja i funkcjonowanie - archiwizacja dokumentacji I. PODSTAWY PRAWNE POSTĘPOWANIA Z DOKUMENTACJĄ. 1) najważniejsze akty prawa archiwalnego - trzy kategorie źródeł 2) konstrukcje według ustawy - podział całości dokumentacji na materiały archiwalne kat. A dokumentacja niearchiwalna kat. B - podział narodowego zasobu archiwalnego państwowy niepaństwowy ewidencjonowany nieewidencjonowany 3) obowiązki aktotwórcytj. Kierownictwa urzędów pracy - utworzenie archiwum (składnicy akt) - zapewnienie należytych warunków gromadzenia, udostępniania, konserwacji, brakowania 4) państwowa sieć archiwum archiwa państwowe archiwa wyodrębnione archiwa zakładowe państwowe biblioteki i muzea (Sejm, Senat, IPN) 5) „archiwum zakładowe” i „składnica akt” – pojęcia i konstrukcja różnic 6) formy ochrony prawnej dokumentacji wg: ustawy archiwalnej, kodeksu karnego, ustawy o ochronie informacji niejawnych i ustawy o ochronie danych osobowych 7) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej – procedura - powołanie komisji, - ocena przydatności, tj. praktycznego znaczenia, - sporządzenie spisów do brakowania, - sporządzenie wniosku do archiwum państwowego o wyrażenie zgody na zniszczenie, - fizyczne zniszczenie. 8) przekazywanie akt do archiwum państwowego, po okresie przechowywania u aktotwórcy: - forma, - ewidencja, - rys historyczny 9) postępowanie z dokumentacją w razie ustania działalności lub reorganizacji urzędu pracy - sukcesja prosta i złożona. II. CEL I ZADANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO (SKŁADNICY AKT) ZNAJDUJACEGO SIĘ W URZĘDACH PRACY współcześnie dwie płaszczyzny gromadzenie, przechowywanie i udostępnianie zarządzanie dokumentacją aktotwórcy 1) planowanie i sprawozdawczość w archiwum - coroczne sprawozdanie z wykonania rocznego planu część statystyczna część opisowa 2) personel - wykształcenie, umiejętności i predyspozycje osobiste 3) lokal i wyposażenie archiwum - konieczne warunki techniczne, odpowiednia temperatura, wilgotność i naświetlenie - topograficzne rozmieszczenie dokumentacji w archiwum 4) przyjmowanie akt z komórek organizacyjnych - zasada, plan, forma III. ARCHIWIZOWANIE DOKUMENTACJI URZĘDÓW PRACY 1. Rodzaje dokumentacji i terminologia ich archiwizowania. 2. Kolejność czynności archiwizacyjnych. - fizyczne wydzielenie z całego zasobu tzw. „zespołów”, - podziału zespołu na komórki organizacyjne, - podział na kategorie archiwalne, - dokonanie kwalifikacji archiwalnej wg rzeczowego wykazu akt - wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej na: aktualną nieaktualną 3. Zadania warsztatowe do wykonania wg załącznika. 4. Test wiedzy.