Serdecznie zapraszamy do zapoznania się z pierwszym artykułem na stronach serwisu. Autorem artykułu jest Arkadiusz Zając, magister historii Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu o specjalizacji archiwistyka. Konsultantem naukowym była p. prof. H. Robótka z UMK w Toruniu. Jeśli chcą Państwo podyskutować z autorem artykułu na forum serwisu - serdecznie zapraszamy.

Archiwa zakładowe i składnice akt  funkcjonują w obszarze przedpola archiwanego bliższego, natomiast kancelarie w obszarze przedpola archiwalnego dalszego.  Tymczasem dziedzina archiwalna zarezerwowana jest dla archiwów państwowych, jednak właśnie to archiwa zakładowe wpływają w decydujący sposób na jakość przechowywanych tam materiałów. W związku z tym podkreślić należy z całą mocą znaczenie właściwie funkcjonującego, odpowiednio usytuowanego w strukturze organizacyjnej i wyposażonego w adekwatne do swoich funkcji kompetencje archiwum zakładowego.

Wyjaśnienia wymagają tutaj same terminy "archiwum zakładowe" i "składnica akt", gdyż przez pewien czas były one używane wymiennie. Nazwa "archiwum zakładowe" pojawiła się dopiero w latach sześćdziesiątych, wcześniej zaś archiwa zakladowe nazywano po prostu składnicami akt. W świetle definicji Polskiego Słownika Archiwalnego archiwum zakładowe jest komórką organizacyjną w instytucji, przedsiębiorstwie lub organizacji społecznej, zajmującą się przejmowaniem materiałów archiwalnych niepotrzebnych do bieżącego urzędowania i czasowym ich przechowywaniem, ewidencjonowaniem, udostępnianiem, brakowaniem oraz przekazywaniem materiałów zasługujących na trwałe przechowywanie do właściwego terytorialnie archiwum państwowego.

Współcześnie, zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 1983 roku, nazwy "archiwum zakładowe" używa się jedynie wówczas, gdy gromadzone są materiały archiwalne które następnie zostaną przekazane do archiwum państwowego, oraz dokumentacja niearchiwalna. W składnicy akt natomiast gromadzi się wyłącznie dokumentację niearchiwalną, która w tutaj nie podlega ewidencji.

Należy tutaj wspomnieć również o registraturze, która oznacza zarówno akta bieżące, jak i całość produkcji aktowej danej instytucji, a także odpowedni dział zajmujący się rejestracją i przechowywaniem akt. Termin ten jest zatem znaczeniowo bliski pojęciu kancelarii.

Jak wspomniałem, w archiwach zakładowych przechowywane są materiały archiwalne i dokumentacja niearchiwalna. Według definicji Polskiego Słownika Archiwalnego termin ten oznacza wszelkie dokumenty kwalifikujące się do trwałego lub czasowego przechowywania w archiwum. Natomiast w świetle ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 1983 roku do materiałów archiwalnych zalicza się wszelką dokumentację mającą znaczenie jako źródło informacji o funkcjonowaniu Państwa Polskiego. Dokumentacja niearchiwalna zaś, w przeciwieństwie do materiałów archiwalnych które można określić również mianem dokumentacji archiwalnej, oznacza część dokumentacji wytworzonej, nie zaliczonej do materiałów archiwalnych i podegających brakowaniu.

W tym miejscu wypada mi wspomnieć o procesach archiwotwórczych które odgrywają zasadniczą rolę w kształtowaniu narodowego zasobu archiwalnego. Proces archiwotwórczy dzieli się na dwa etapy, z których pierwszy obejmuje powstanie akt, następnie jednostek kancelaryjnych oraz tworzenie registratury, jest to zatem proces aktotwórczy odbywający się w obszarze przedpola archiwalnego bliższego, nie  dotyczący zatem bezpośrednio archiwum zakładowego. Po przejęciu dokumentacji przez archiwum zakładowe odbywa sę etap drugi procesu archiwotwórczego, oznaczający jej archiwizację podczas której registratura zostaje poddana selekcji polegającej na ocenie wartości całej zarchiwizowanej registratury, oraz opracowanie archiwalne oznaczajce rekonstrukcję lub, w razie konieczności przebudowę układu kancelaryjnego, nadaniu aktom układu archiwalnego oraz opracowaniu pomocy archiwalnych.

Przedstawiłem tutaj najbardziej istotne, moim zdaniem, dla funkjonowania przedpola archiwalnego pojęcia. Mam nadzieję że w ten sposób przybliżę nieco jego problematykę społeczności archiwalnej.

Przy pisaniu powyższego tekstu korzystałem z książki H. Robótki, B. Ryszewskiego i A. Tomczaka "Archiwistyka" oraz swojej pracy magisterskiej.