TEMATYKA >> Informatyka w archiwum

kancelaria

Systemy kancelaryjne

Współcześnie w Polsce występują trzy systemy kancelaryjne: system bezdziennikowy, dziennikowy, i mieszany. Ten pierwszy jest najczęściej spotykanym w instytucjach państwowych, administracji rządowej i samorządowej oraz w stowarzyszeniach. W systemie tym rejestruje się daną sprawę w teczce spraw na podstawie inicjującego ją pisma, zaś reszta pism w jej obrębie nie podlega już rejestracji.

System bezdziennikowy oparty jest na jednolitym rzeczowym wykazie akt, który stanowi wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt. Wykaz akt opiera się na systemie klasyfikacji dziesiętnej, w związku z czym system bezdziennikowy nazywany jest czasami dziesiętnym. Na jego podstawie nadaje się pismom sygnatury, a także porządkuje dokumenty w teczkach. Przykładowa sygnatura w tym systemie wygląda w sposób następujący: WK.DZ.1-3/2007, gdzie oznaczenie W.K.DZ oznacza skrót nazwy firmy i działu, liczba  1 stanowi numer z rzeczowego wykazu akt, 3 oznacza numer sprawy w obrębie danej kategorii spraw, a ostatnia data oznacza rok bieżący.


Z kolei system dziennikowy jest najczęściej występującym. Rejestruje się tutaj pojedyncze przychodzące i wychodzące pisma w dzienniku podawczym, zwanym także jounalem lub dziennikiem korespondencyjnym, przy czym możliwe jest stosowanie osobnego dziennika do rejestracji korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz kilku dzienników, w których ewidencjonuje korespondencję ze względu na jej charakter. Numer pisma składa się tutaj z kolejnego numeru, pod którym zostało ono zarejestrowane w danym roku kalendarzowym oraz dwóch ostatnich cyfr bieżącego roku. Stanowi on sygnaturę pisma, która jest wpisywana w pieczątkę wpływu. Przekazywanie korespondencji z sekretariatu lub kancelarii wymaga w tym systemie potwierdzenia.  W systemie tym dokumenty są zazwyczaj wpinane chronologicznie do teczek.


Natomiast system mieszany, jak sama nazwa wskazuje, stanowi wypadkową dwóch wcześniejszych systemów. Zastosowanie tu ma bowiem zarówno dziennik podawczy, jak i spis spraw. Pismo jest rejestrowane w dzienniku podawczym, gdzie nadaje się mu kolejną sygnaturę, natomiast odbiorca danego pisma w przypadku, gdy wszczyna ono sprawę, rejestruje je w teczce spraw lub wpina do dokumentacji sprawy, która jest w toku. W systemie tym pisma posiadają zarówno sygnaturę wynikającą z wpisu w dzienniku korespondencyjnym, jak i sygnaturę z teczki danej sprawy. Innymi słowy, w systemie tym dokumentacje rejestruje się podwójnie, raz pojedyncze pisma w dzienniku korespondencji (kontrolka wpływów), prowadzonym przez kancelarię lub sekretariat i ponownie w spisie spraw prowadzonym przez referentów.

 

Sponsorem niniejszego artykułu jest firma ARISCO, producent systemu Kancelaria.

dodano: 30.03.2009