>> TEMATYKA

filing_gabinet

Podstawowe wyposażenie archiwum

W celu zapewnienia archiwiście odpowiednich warunków pracy niezbędne jest odpowiednie wyposażanie biura, pomieszczenia przeznaczonego na udostępnianie akt, magazynu lub magazynów archiwalnych oraz pracowni reprograficznej.

Na podstawowe wyposażenie biura archiwisty składa się biurko, lampka, krzesło lub krzesła, zamykana żelazna szafa przeznaczona na środki ewidencyjne archiwum, a ostatnio coraz częściej także ogniotrwała szafa na nośniki magnetyczne. W przypadku dokumentacji technicznej, różnego rodzaju planów, niezbędna jest szafa wyposażona w specjalne szuflady. Archiwum powinno również posiadać pomieszczenie sanitarne. Należy także pamiętać o zaopatrzeniu archiwisty w fartuch, rękawiczki gumowe na wypadek kontaktu z zainfekowanymi aktami, specjalne obuwie oraz maseczkę zapobiegającą wdychaniu zainfekowanego powietrza.


Pomieszczenie przeznaczone do udostępniania akt powinno być wyposażone w biurko, lampkę i krzesło.


Obecnie coraz częściej w magazynach archiwalnych znajdują zastosowanie regały kompaktowe przeznaczone do magazynowania zwartego które pozwala na zaoszczędzenie miejsca sięgające 55 % w stosunku do magazynowania przy użyciu regałów metalowych lub drewnianych. W magazynie powinna się też znajdować drabinka domowa umożliwiająca poszukiwania akt na wyższych półkach oraz wózek do ich transportu. Zgodnie z załącznikiem nr 1 do Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. z 2005 r. Nr 32, poz. 284), w pomieszczeniach w których przechowywana jest dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym wskazane jest instalowanie klimatyzacji z filtrami do oczyszczania powietrza, pozwalającej utrzymać temperaturę w granicach 14-20 stopni C, z dopuszczalnymi wahaniami dobowymi w granicach 2 stopni C, oraz wilgotność względną 45-60 %, z dopuszczalnymi wahaniami dobowymi w granicach 5 %. Wilgotność i temperatura panujące w magazynie archiwalnym powinny być codziennie kontrolowane za pomocą higrometru i termometru, wyniki kontroli zaś rejestrowane. Wysuszanie powietrza przez centralne ogrzewanie można ograniczyć za pomocą nawilżacza. Natomiast nadmiar wilgoci należy niwelować przy użyciu osuszacza.


Obecnie coraz większe znaczenie ma kwestia informatyzacji archiwów. W związku z tym współcześnie na rynku dostępnych jest wiele programów do zarządzania narastającym zasobem. Aby archiwum elektroniczne mogło odpowiednio funkcjonować konieczne są nakłady finansowe związane z zakupem sprzętu spełniającego odpowiednie standardy, pamięci masowych, nośników magnetycznych oraz odpowiedniego oprogramowania. W dobie coraz powszechniejszego zastosowania archiwistyki cyfrowej powyższe środki stają się koniecznym standardem. Niezbędne jest również odpowiednie oświetlenie. W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja jako źródło światła sztucznego należy używać świetlówek o obniżonej emisji promieniowania UV o maksymalnym natężeniu światła rzędu 200 luksów. W magazynie archiwalnym światło słoneczne, pod wpływem którego papier starzeje się, należy eliminować stosując zasłony, żaluzje, specjalnie wytapiane szyby lub folie chroniące przed promieniowaniem UV. W celu lepszego zabezpieczenia lokalu archiwum wskazane jest także zainstalowanie rolet antywłamaniowych.


Pracownia reprograficzna powinna być wyposażona w dokumatory do sporządzania mikrofilmów i mikrofisz, które następnie należy przechowywać w osobnym pomieszczeniu.


Archiwum zakładowe może również posiadać komorę próżniową do konserwacji archiwaliów metodą głębokiego zamrażania.


Archiwum powinno posiadać również gaśnicę proszkową z atestem, koce azbestowe oraz worki ewakuacyjne na wypadek różnych klęsk żywiołowych. Wskazane jest zainstalowanie w archiwum czujników przeciwpożarowych połączonych bezpośrednio ze strażą pożarną, specjalnego systemu gaszenia mgłą wodną, oświetlenia awaryjnego oraz systemu monitoringu,

dodano: 22.08.2007