Archiwistyka_tlo
Dokumentacja pracownicza
Przepisy dotyczące dokumentacji pracowniczej zawiera Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1 czerwca 1996). Powołując się na Kodeks Pracy, określa się tam rodzaje informacji i dokumentów występujących w typowej teczce akt osobowych.
Pracodawca zobowiązany jest do przechowywania w aktach osobowych pracownika odpisów lub kopii składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub w celu sporządzenia ich odpisów lub kopii.Pracodawca sporządza umowę o pracę przynajmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje pracownik, a drugi włącza się do jego akt osobowych. Pracodawca jest zobowiązany do pisemnego potwierdzenia rodzaju i warunków umowy zawartej z pracownikiem. Pracownik przed podjęciem pracy powinien przedłożyć pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy oraz przepisami i zasadami BHP, jak również z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących dla danego rodzaju pracy ustawach.W razie konieczności pracodawca zobowiązany jest wystawić pracownikowi legitymację służbową, przepustkę lub inny dokument upoważniający pracownika do przebywania na terenie zakładu pracy lub załatwiania spraw służbowych poza zakładem. W przypadku, gdy świadectwo pracy przedłożone przez pracownika zawiera wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę, pracodawca powinien o zatrudnieniu takiego pracownika komornika prowadzącego postępowanie egzekucyjne oraz pracodawcę, który wydał świadectwo (art. 884 § 3 Kodeksu postępowania cywilnego).Pracodawca zobowiązany jest założyć i prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe, składające się z trzech części:• część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie;• część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;• część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.Pracodawca zobowiązany jest także do gromadzenia dokumentacji dotyczącej chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze z i do pracy, jak również świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.Pracodawca powinien także założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika:• kartę ewidencji czasu pracy;• imienną listę wpłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą;• kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia.W przypadku następstwa prawnego nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca zgodnie z Kodeksem Pracy powinien przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu pracownika.Powyższe Rozporządzenie zostało niedawno uzupełnione Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej zmieniającym rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika z 22 czerwca 2006 r. (Dz. U. Nr 125 z 2006 r., poz. 869).W dobie archiwistyki cyfrowej teczki osobowe są wprowadzane do różnego rodzaju baz danych. Zazwyczaj są one skonstruowane w ten sposób, że można podać jednego tylko aktotwórcę. W przypadku gdy dana osoba przeszła do innego zakładu z całą teczką, chociaż powinna tylko ze świadectwem pracy, jako aktotwórcę należy podać jednostkę organizacyjną zdającą teczkę do archiwum.  Źródło: Krzysztof Stryjkowski, Akta osobowe i ich wartość w praktyce archiwum zakładowego i składnicy akt
25.10.2007
strzałka do góry