I. Podstawowe przepisy Instrukcji kancelaryjnej.
- Najważniejsze definicje/określenia użyte w instrukcji.
- Rejestracja wpływów do urzędu.
- Znakowanie spraw.
- Sposób rejestracji spraw (w tym prowadzenie spisu spraw, zakładania teczek aktowych, prowadzenie teczek zbiorczych, przedmiotowych i podmiotowych – ich praktyczne stosowanie).
- Elementów pisma załatwiającego sprawę oraz egzemplarz a/a), stosowanie formuły „otrzymują/do wiadomości”.
- Postępowanie z przesyłkami wpływającymi do urzędu w postaci elektronicznej (przesyłki wpływające do urzędu na informatycznym nośniku danych, drogą poczty elektronicznej, e-PUAP).
- Stosowanie pieczęci w urzędzie.
- Dekretacja.
- Akceptacja wielostopniowa.
- Jednolity rzeczowy wykaz akt (budowa i praktyczne stosowanie).
- Archiwizacja dokumentacji zakończonej, standardy porządkowania, ewidencjonowania, technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem do archiwów państwowych.
- Przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, a stosowanie instrukcji kancelaryjnej, w szczególności w części dotyczącej jednolitego rzeczowego wykazu akt i kwalifikator dokumentacji tj.: budowa wykazu akt, podstawowe zasady rozbudowy/zmian w wykazach akt, kwalifikator dokumentacji jako forma uzupełnienia wykazu akt.
- Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych.
- Ochrona danych osobowych w archiwum zakładowym.
II. Elektroniczne Zarządzanie Dokumentem w świetle nowych praktyk wykorzystywania systemu EZD jako systemu wspomagającego system tradycyjny.
- Zasady korespondencji dwutorowej: tradycyjnej i elektronicznej w jednej sprawie.
- Elektroniczny obieg a obieg papierowy.
- Wykorzystanie ePUAP -u w elektronicznej skrzynce podawczej oraz podpisu elektronicznego.
- Potwierdzanie za zgodność dokumentów elektronicznych oraz weryfikacja podpisu elektronicznego, stosowanie pieczęci w tym zakresie.
- Problemy z terminowością załatwianych spraw za pośrednictwem ePUAP -u a UPO – (tematyka związana z powtarzającymi się awariami systemu).
III. E-doręczenia – nowe wyzwania dla urzędów.
- Omówienie projektów mających wpływ na procedury urzędowe.
- Dyskusja w zakresie bieżących wątpliwości dotyczących elektronizacji procedur w administracji publicznej.
