Archiwistyka_tlo
Katalog produktów branży archiwistycznej

Obrazek produktu
Tabulus Sp. z o.o.
Konopnica 102
96-200 Rawa Mazowiecka
telefon: (0-46) 813-12-03
fax: (0-46) 813-12-03
Zadaj pytanie
Oferta dla firm - przechowywanie i bieżąca obsługa akt
Proponujemy Państwu usługę outsourcingową w zakresie przechowywania dokumentacji wytwarzanej przez Państwa Firmę w naszych archiwach depozytowych oraz zarządzanie nią. Przyjęcie takiego rozwiązania spowoduje, że wszelkie zobowiązania wynikające z przepisów prawa, a dotyczące dokumentacji, przejmuje nasza firma, tym samym pozwalając Państwu zająć się wyłącznie statutową działalnością. W sensie merytorycznym usługa nasza, oprócz przechowywania akt, polega na ich pełnej obsłudze, czyli: a) porządkowaniu akt (stworzeniu pełnej ewidencji wszystkich dokumentów); b) skanowaniu dokumentów; c) udostępnianiu dokumentacji drogą elektroniczną; d) dostarczaniu oryginałów dokumentów; e) stałej weryfikacji pod względem przydatności praktycznej; f) brakowaniu akt, których termin przechowywania minął oraz ich niszczeniu; g) prowadzeniu ewidencji wypożyczeń i udostępnień; h) tworzeniu kopii bezpieczeństwa; i) raportowaniu o działalności archiwum. W celu realizacji powyższego zadania stawiamy do Państwa dyspozycji cały potencjał posiadanych przez nas sił, środków i infrastruktury oraz nasze siedemnastoletnie doświadczenie w dziedzinie archiwizacji i zarządzania dokumentacją. Wysoka jakość świadczonych przez nas usług znalazła potwierdzenie w uzyskanym przez naszą firmę Certyfikacie Systemu Jakości ISO 9001:2001. Fakty te oraz proste, realne i sprawdzone procedury archiwizacji i obsługi, opracowane na zasadzie "krok po kroku", w połączeniu z wysoce zaawansowanym technologicznie systemem do komputerowej archiwizacji, ewidencji akt i zarządzania dokumentacją TABULUS iR stanowią o funkcjonalności proponowanego przez nas modelu obsługi akt. Główne cechy użytkowe proponowanego rozwiązania to: a) szybkość i łatwość dostępu do dokumentacji i informacji według wzoru sprawności TABULUSa: 2 / 2 / 24 2 min. - czas potrzebny na wyszukanie dokumentu. 2 godz. - czas potrzebny na dostarczenie skanu dokumentu "na monitor" Klienta. 24 godz. - czas potrzebny na dostarczenie oryginału dokumentu do siedziby Klienta. b) bezpieczeństwo zgromadzonych akt; c) bezpieczeństwo przechowywanych w systemie danych informatycznych; d) optymalne, zgodne z wymogami prawa, warunki magazynowania akt; e) standaryzacja i ujednolicenie procesów archiwizacji i obsługi dokumentacji; f) skoncentrowanie w jednym miejscu całego zasobu archiwalnego, co ułatwia w znacznym stopniu obsługę dokumentacji, np. niszczenie akt przeterminowanych, prowadzenie ewidencji; g) zachowanie przez Państwa pełnej kontroli nad partnerem outsourcingowym, a tym samym nad przechowywaną dokumentacją i jej obiegiem; proponujemy tu następujące możliwości: - stały wgląd w spisy zdawczo-odbiorcze (również przez Internet), - rejestry wypożyczeń i udostępnień, - protokoły przekazywania akt historycznych do archiwum państwowego, - protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, - certyfikaty zniszczenia akt, - internetowy podgląd z procesu niszczenia dokumentacji, - raporty z warunków przechowywania dokumentacji (codzienny pomiar temperatury i wilgotności), - inne, w zależności od Państwa wymagań. Proponowane przez nas rozwiązania, oprócz wyżej wymienionych, niosą również wymierne korzyści finansowe dla Państwa firmy poprzez redukcję kosztów działalności, czyli: a) zwolnienie przestrzeni biurowych i użytkowych, b) brak kosztów przekazywania akt z wydziałów do archiwum, c) ograniczenie kosztów związanych z funkcjonowaniem archiwum zakładowego (systemy alarmowe, przeciwpożarowe, monitorowanie temperatury i wilgotności). Od strony formalno-prawnej naszą działalność sankcjonują następujące certyfikaty i zezwolenia: 1) Certyfikat Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001:2001; 2) Postanowienie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych - pozytywna opinia do wniosku o zezwolenie na prowadzenie działalności gospodarczej w dziedzinie przechowywania dokumentacji.; 3) Decyzja Nr 1 / 2004 Wojewody Łódzkiego zezwalająca na prowadzenie działalności gospodarczej w dziedzinie przechowywania dokumentacji .; 4) Zaświadczenia o wpisie do Rejestru Przechowawców Akt Osobowych i Płacowych, obejmujące działalność prowadzoną w Magazynie Akt w siedzibie firmy - Konopnica 102, 96-200 Rawa Mazowiecka oraz w oddziale w Kielcach, przy ulicy Rolnej 8. Powyższa propozycja jest jednocześnie naszą ofertą pilotażową dla Państwa. Nasi Klienci sieciowi chętnie korzystają z niej zlecając nam obsługę np. jednego oddziału "na próbę" przed podjęciem ostatecznej decyzji o przekazaniu akt i utworzeniu Centralnego Archiwum Dokumentacji. Zapraszamy do skorzystania z tej możliwości, tym bardziej, że realizujemy tego typu zlecenia w promocyjnych cenach.
strzałka do góry